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Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

The Brand Circle
Vanessa Schein
Ludwig-Schaefer-Weg 3
65779 Kelkheim
E-Mail: info@thebrandcircle.de

Für Fragen zum Datenschutz kannst du dich jederzeit an uns wenden.

2. Erhobene Daten

Bei der Nutzung von WhatsMail werden folgende personenbezogene Daten verarbeitet:

Registrierungsdaten

• Name, E-Mail-Adresse, Passwort (als kryptografischer Hash gespeichert)
• Optional: Adressdaten

E-Mail-Kontodaten

• Zugangsdaten zu verbundenen E-Mail-Konten (IMAP/SMTP-Credentials, verschlüsselt gespeichert)
• E-Mail-Metadaten: Absender, Empfänger, Betreff, Datum, Ordnerzuordnung
• E-Mail-Inhalte: Nachrichtentext (Body) zur KI-gestützten Analyse

Nutzungsdaten

• Login-Zeitpunkte, genutzte Funktionen, Interaktionen mit der Oberfläche

Vom Nutzer erstellte Daten

• Notizen, Kalendereinträge, Kontakte, Erinnerungen

KI-generierte Daten

• Automatische Klassifizierungen und Kategorisierungen von E-Mails
• Zusammenfassungen, erkannte Handlungsempfehlungen (Action Items)
• Prioritätseinstufungen

Technische Daten

• IP-Adresse, Browser-Typ und -Version, Geräteinformationen
• Zeitstempel der Zugriffe

3. Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

Die Verarbeitung deiner Daten erfolgt auf Basis folgender Rechtsgrundlagen gemäß Art. 6 Abs. 1 DSGVO:

• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung): Die Verarbeitung ist zur Erfüllung des Nutzungsvertrags erforderlich – insbesondere die Bereitstellung des E-Mail-Dashboards, die Synchronisierung deiner E-Mails und die KI-basierte Analyse.
• Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung): Für die Übermittlung von E-Mail-Inhalten an externe KI-Dienste (Google Gemini, Anthropic Claude) holst du bei der Kontoanbindung deine ausdrückliche Einwilligung ein. Diese kannst du jederzeit widerrufen.
• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Berechtigte Interessen): Technische Daten werden zur Gewährleistung der Systemsicherheit, zur Fehlerbehebung und zur Verbesserung des Dienstes verarbeitet.

4. Zweck der Verarbeitung

Deine Daten werden zu folgenden Zwecken verarbeitet:

• Dienstbereitstellung: Anzeige, Verwaltung und Organisation deiner E-Mails in einem zentralen Dashboard
• KI-Analyse: Automatische Klassifizierung, Kategorisierung, Priorisierung und Zusammenfassung von E-Mails
• Verbesserung des Dienstes: Weiterentwicklung der KI-Modelle und der Benutzeroberfläche
• Sicherheit: Schutz vor unbefugtem Zugriff, Missbrauch und technischen Störungen

5. KI-Verarbeitung – Transparenzhinweis

WhatsMail nutzt künstliche Intelligenz als Kernfunktion des Dienstes. Wir legen Wert auf volle Transparenz darüber, wie deine Daten dabei verarbeitet werden:

Google Gemini (Google LLC)

E-Mail-Metadaten (Absender, Betreff, Datum) und E-Mail-Inhalte (Nachrichtentext) werden an die Google Gemini API übermittelt. Dies dient der:

• Automatischen Klassifizierung und Kategorisierung von E-Mails (z.B. „Wichtig“, „Newsletter“, „Werbung“, „Rechnung“)
• Erstellung von Zusammenfassungen und Erkennung von Handlungsempfehlungen
• Priorisierung eingehender Nachrichten

Anthropic Claude (Anthropic PBC)

Für bestimmte Analysefunktionen können E-Mail-Inhalte zusätzlich an die Anthropic Claude API übermittelt werden. Dies betrifft insbesondere:

• Tiefgehende Inhaltsanalyse und kontextbezogene Zusammenfassungen
• Komplexe Anfragen über den KI-Assistenten

Rechtsgrundlage der KI-Verarbeitung

Die Übermittlung an externe KI-Dienste erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (deine Einwilligung bei Kontoanbindung) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung, da die KI-Analyse eine Kernfunktion des Dienstes darstellt). Beide Anbieter verarbeiten die Daten gemäß ihren jeweiligen Datenschutzrichtlinien und Löschfristen.

6. Datenübermittlung an Dritte

Deine Daten werden an folgende Dritte übermittelt:

• Google LLC (USA): Gemini API für KI-basierte E-Mail-Analyse. Die Übermittlung in die USA erfolgt auf Basis des EU-US Data Privacy Framework.
• Anthropic PBC (USA): Claude API für erweiterte KI-Analyse. Die Übermittlung in die USA erfolgt auf Basis von Standardvertragsklauseln (SCCs).
• Hetzner Online GmbH (Deutschland): Server-Hosting. Alle Daten werden auf Servern in Deutschland gespeichert.

Deine Daten werden niemals an Dritte verkauft oder zu Werbezwecken weitergegeben.

7. Cookies

WhatsMail verwendet ausschließlich einen technisch notwendigen Session-Cookie:

• Name: wmauth
• Zweck: Authentifizierung und Sitzungsverwaltung
• Eigenschaften: HttpOnly, SameSite=Strict
• Speicherdauer: Sitzungsende bzw. gemäß Login-Dauer

Es werden keine Tracking-Cookies, Werbe-Cookies oder Analyse-Cookies eingesetzt. Ein Cookie-Consent-Banner ist daher nicht erforderlich.

8. Speicherdauer

Deine Daten werden gespeichert, solange dein Account bei WhatsMail besteht. Bei Löschung deines Accounts werden alle personenbezogenen Daten innerhalb von 30 Tagen vollständig gelöscht, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten (z.B. steuer- oder handelsrechtliche Fristen) einer Löschung entgegenstehen.

E-Mail-Kontodaten (IMAP/SMTP-Zugangsdaten) werden bei Entfernung des jeweiligen E-Mail-Kontos aus WhatsMail sofort gelöscht.

9. Datensicherheit

Wir treffen angemessene technische und organisatorische Maßnahmen zum Schutz deiner Daten:

• Verschlüsselte Übertragung aller Daten via HTTPS/TLS
• Verschlüsselte Speicherung von E-Mail-Zugangsdaten auf dem Server
• Passwort-Hashing mit sicheren kryptografischen Verfahren
• Server-Standort Deutschland (Hetzner Online GmbH)
• Regelmäßige Sicherheitsupdates und Zugangskontrollen

10. Deine Rechte

Du hast gemäß DSGVO folgende Rechte bezüglich deiner personenbezogenen Daten:

• Auskunftsrecht (Art. 15 DSGVO): Du kannst Auskunft über deine bei uns gespeicherten Daten verlangen.
• Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO): Du kannst die Korrektur unrichtiger Daten verlangen.
• Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO): Du kannst die Löschung deiner Daten verlangen, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bestehen.
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO): Du kannst die Einschränkung der Verarbeitung unter bestimmten Voraussetzungen verlangen.
• Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO): Du kannst deine Daten in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format erhalten.
• Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO): Du kannst der Verarbeitung deiner Daten auf Basis berechtigter Interessen jederzeit widersprechen.
• Widerruf der Einwilligung: Eine erteilte Einwilligung (z.B. zur KI-Verarbeitung) kannst du jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.
• Beschwerderecht: Du hast das Recht, dich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren (z.B. Hessischer Beauftragter für Datenschutz und Informationsfreiheit).

Zur Ausübung deiner Rechte wende dich an: info@thebrandcircle.de

11. Auftragsverarbeitung

Mit folgenden Dienstleistern bestehen bzw. werden Auftragsverarbeitungsverträge (AVV) gemäß Art. 28 DSGVO geschlossen:

• Hetzner Online GmbH: Server-Hosting und Infrastruktur
• Google LLC: Bereitstellung der Gemini API für KI-Verarbeitung
• Anthropic PBC: Bereitstellung der Claude API für KI-Verarbeitung

12. Automatisierte Entscheidungsfindung

WhatsMail verwendet automatisierte Verarbeitung zur Klassifizierung und Priorisierung deiner E-Mails. Diese Verarbeitung dient ausschließlich der übersichtlichen Darstellung und Organisation. Es werden keine automatisierten Entscheidungen mit rechtlicher Wirkung oder ähnlich erheblicher Beeinträchtigung getroffen (Art. 22 DSGVO). Du hast jederzeit die volle Kontrolle über deine E-Mails und kannst KI-Klassifizierungen manuell ändern.

13. Änderungen der Datenschutzerklärung

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen, um sie an geänderte Rechtslagen oder Änderungen des Dienstes anzupassen. Die aktuelle Version ist stets unter /datenschutz abrufbar.

14. Beta-Hinweis

WhatsMail befindet sich derzeit in einer geschlossenen Beta-Phase. Der Zugang ist nur mit Einladung möglich. Funktionen, Datenverarbeitungsprozesse und diese Datenschutzerklärung können sich während der Beta-Phase ändern. Wesentliche Änderungen werden den Nutzern mitgeteilt.

Stand: März 2026